Workflow: Tipps und Tricks für Apples neue Automatisierungs-App

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Ihr müsst etwas Vorarbeit leisten, aber dann kann Euch Workflow viel Arbeit abnehmen.
Ihr müsst etwas Vorarbeit leisten, aber dann kann Euch Workflow viel Arbeit abnehmen.(© 2017 CURVED)

Workflow gehört zu den jüngsten Einkäufen von Apple. Seit der Übernahme könnt Ihr die iOS-App kostenlos nutzen und Aufgaben für Euch erledigen lassen – ähnlich Alfred oder dem Automator unter macOS. Wie das funktioniert und was alles möglich ist, erfahrt Ihr hier.

Mit der Workflow-App legt Ihr eine Abfolge von Aktionen fest, die Ihr mit einem Klick in der App, einem Widget oder auf der Apple Watch starten könnt. Also zum Beispiel das aktuellste Foto bei Instagram zu posten oder in Eure Dropbox hochzuladen, den aktuellen Song zu twittern oder den nächsten Supermarkt, Coffee Shop oder Bar zu finden. Anders als IFTTT arbeitet Workflow lokal auf dem iPhone oder iPad und nicht in der Cloud. Kleiner Nachteil: Bisher ist Workflow nur auf Englisch verfügbar.

Workflow-Widget hinzufügen

Wenn Ihr das erste Mal Workflow startet, bietet Euch die App an, ein Widget zu aktivieren. Dafür schickt sie Nachrichten an den Homescreen, von wo man per 3D Touch über das App-Icon das Widget abrufen kann. Habt Ihr das nicht gemacht, könnt Ihr das Widget auch später hinzufügen. Entweder wie beschrieben über das App-Icon, oder Ihr öffnet die Widget-Übersicht durch einen Wisch nach rechts auf dem Homescreen. Ganz unten befindet sich der "Bearbeiten"-Button. So könnt Ihr Workflow hinzufügen und die Position des Widgets festlegen.

Neue Workflows finden

Bevor Ihr Workflows erstellt, solltet Ihr oben auf oben auf "Gallery" neben "My Workflows" klicken. Dort findet Ihr viele vorgefertigte Workflows, die Ihr mit einem Klick übernehmen könnt. So spart Ihr Euch ggf. die Arbeit selber eine Aktionsabfolge zu erstellen oder bekommt einen Eindruck davon, wie die Workflows aufgebaut sind. Einige sind simpel und schnell erstellt, für andere muss man nicht nur die richtigen Befehle finden, sondern auch die richtige Abfolge. Fehlermeldungen und Frust bei der Erstellung sind da nicht ausgeschlossen.

Neue Workflows in der Gallery finden.(© 2017 CURVED)

Welche Workflow-Typen gibt es?

Bevor Ihr jetzt den ersten eigenen Workflow erstellt, solltet Ihr noch wissen, dass es vier verschiedene Arten gibt: Neben einem herkömmlichen Workflow könnt Ihr auch ein "Today Widget", das im Notification Center erscheint, eine "Action Extension", die Ihr im Teilen-Menü anderer Apps seht, oder einen "Workflow", der nur auf der Apple Watch läuft erstellen. Ein Workflow kann entweder vom Typ "Normal" oder einer der drei anderen sein, wobei Ihr diese frei kombinieren könnt.

Workflow selbst erstellen

Um einen neuen Workflow anzulegen klickt Ihr auf der Startseite der App auf "Create Workflow". Jetzt könnt Ihr festlegen von welchem Typ Euer Workflow sein soll und müsst nach rechts wischen oder unten auf "Actions" klicken, um die Liste der möglichen Aktionen zu sehen. Dort landet Ihr in den Vorschlägen. Alle verfügbaren Aktionen seht Ihr, wenn Ihr links oben auf "Actions" klickt oder findet sie natürlich auch über die oben angeheftete Suchfunktion.

Reihenfolge der Workflows ändern

Workflow fügt die neueste Aktionsliste immer unten zu den vorhandenen hinzu. Wollt Ihr Euren neuesten Workflow jedoch weiter oben sehen, müsst Ihr nur den Finger kurz auf dem Symbol auf der Übersichtsseite liegen lassen, bis alle beginnen zu wackeln. Jetzt nicht los lassen, sondern den Workflow an die gewünschte Stelle verschieben.

Startseite der Workflow-App.(© 2017 CURVED)

Workflow kopieren, umbenennen oder löschen

Um ein Workflow zu löschen, müsst Ihr auf der Übersichtsseite, wie auf dem Homescreen, den Finger mehrere Sekunden ablegen. Aber Vorsicht: Nicht zu fest drücken. Sonst aktiviert Ihr 3D Touch. Anschließend wackeln die Rechtecke der Arbeitsaufträge wie die App-Icons auf dem Homescreen. Klickt Ihr eines an, könnt Ihr über den Mülleimer in der rechten oberen Ecke den Workflow löschen. Falls Euch nur der Name nicht gefällt, klickt Ihr zum Umbenennen auf den Stift. Wollt Ihr einen Workflow kopieren – zum Beispiel, um ihn nur leicht zu verändern – reicht ein Klick auf das +-Symbol. Alternativ könnt Ihr auch in der Übersicht links oben auf "Edit" klicken und anschließend ein Workflow zum Bearbeiten auswählen.

Festlegen welche Workflows im Widget bzw. auf der Apple Watch in welcher Reihenfolge erscheinen

Automatisch zeigt Workflow Euch die Arbeitsaufträge in chronologischer Reihenfolge nach dem Zeitpunkt der Erstellung an und fügt neue auch nicht automatisch dem Widget oder der auf der Apple Watch hinzu. Um die Reihenfolge manuell zu ändern und zu bestimmen, welche Workflows überhaupt außerhalb der App zu sehen sind, ruft Ihr die Einstellungen auf und klickt unter "Workflows" auf "Today Widget" oder "Apple Watch".

Wo sollen welche Workflows erscheinen?(© 2017 CURVED)

Workflows auf andere Geräte übertragen

Workflow arbeitet lokal auf Eurem iPhone oder iPad und schickt Eure Daten nicht zwangsweise in die Cloud. Wollt Ihr aber Eure Workflows auf ein anderes iOS-Gerät übertragen, so ist die Cloud doch der Weg dazu. Zur App gehört ein eigener Synchronisationsdienst, für den Ihr Euch in den Einstellungen anmeldet und ihn dort bei Bedarf aktiviert.

Workflow-Sync überträgt Eure Workflows auf andere Geräte.(© 2017 CURVED)

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