iOS-Powertool: Arbeitsabläufe optimieren mit Workflow

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Workflow kann etliche Aktionen und Apps kombinieren, um Arbeitsabläufe vereinfachen
Workflow kann etliche Aktionen und Apps kombinieren, um Arbeitsabläufe vereinfachen(© 2014 CURVED Montage)

Die Rezensenten im iTunes Store überschlagen sich: Schon jetzt wird die iOS-App Workflow als eines der besten iPhone-Tools bislang gefeiert. Dank der findigen Programmierer und neuen Offenheit von iOS 8 kann Workflow etliche Aktionen und Apps kombinieren, um Arbeitsabläufe vereinfachen.

Seit Ende November ist Workflow als Universal-App zum Einführungspreis von 2,99 Euro im App Store erhältlich. Entwickelt wurde Workflow unter anderem von Ari Weinstein, der bereits von Kindesbeinen an als iPod- und iPhone-Jailbreaker auf sich aufmerksam gemacht hat.

Grundsätzlich kann die App unterschiedlichste Aktionen zu Arbeitsabläufen kombinieren und schlussendlich über einen einzelnen Fingertipp ablaufen lassen – nicht unähnlich der Automator-Anwendung von OS X. Die Fülle der sich ergebenden Multitasking-Möglichkeiten ist dabei quasi unbegrenzt, zudem lassen sich die Aktionen einfach via Drag-and-Drop kombinieren.

Der erste Start

Öffnet man Workflow zum ersten Mal, wird man zunächst durch ein einfaches Tutorial geführt, in dessen Rahmen man den ersten Workflow kreiert: die automatische Erstellung eines GIFs aus einer beliebigen Anzahl von Fotos. Dafür müssen verschiedene Aktionen kombiniert werden. Als erste Aktion zieht man „Take Photo“ in die vertikal auszuführende Liste der Workflow-Aktionen.

Jetzt kann gewählt werden, wie viele Fotos zu einem GIF kombiniert werden sollen und ob bei der Ausführung des Arbeitsablaufes zur Aufnahme die Front- oder Rückseitenkamera des iPhones gestartet werden soll, anschließend folgen die Aktionen „Make GIF“ (inklusive Loop-Option) und „Quick Look“ (um das GIF vor dem Teilen noch einmal zu begutachten). Abgeschlossen wird der Workflow durch die Auswahl von Sharing-Optionen – etwa um das GIF auf Faceboook zu posten oder per E-Mail zu verschicken.

Natürlich müssen der App für einen solchen Workflow dabei die entsprechenden Zugriffsrechte für Aktionen erteilt werden, zum Beispiel um auf die Camera Roll oder den hinterlegten Facebook-Account zuzugreifen. Damit ist der erste Workflow bereits erstellt.

Die Workflow-App muss in der Folge nicht gestartet werden, um einen Arbeitsablauf durchzuführen. Über die Einstellungen für einen Workflow lässt sich dieser mit individuellem Icon und Namen nämlich dem Homescreen als eigene „App“ hinzufügen.
Und was in diesem GIF-Beispiel, das von den Entwicklern für das Tutorial gewählt wurde, möglicherweise noch nach einer mehr oder weniger einfachen Spielerei klingt, ist tatsächlich nur die Spitze des Eisberges.

Unendliche Kombinationsmöglichkeiten

Workflow kommt mit rund 150 Aktionen, die sich zu Workflows kombinieren lassen. Die Aktionen reichen von der Auswahl von Dokumenten, über das Erstellen von PDFs, dem Öffnen von Dateien in anderen Apps, dem Zugriff auf anstehende Kalender-Events und dem Speichern von Web-Inhalten bis zu Sharing-Optionen. Eine repräsentative Auswahl zu Beschreiben ist dabei kaum möglich, da auch Apps wie Dropbox, Evernote oder Things bereits integriert wurden.

Um sich einen Eindruck möglicher Arbeitsabläufe zu verschaffen, lohnt daher ein Blick in die integrierte Galerie, in der bereits existierende Arbeitsläufe zum Download zur Verfügung gestellt werden. Der Arbeitsablauf „Cross-Post“ erlaubt es beispielsweise, ein Bild inklusive Text gleichzeitig auf verschiedenen Social-Media-Plattformen zu posten, ein anderer Workflow bietet die Möglichkeit, eine automatische Websuche mit dem Inhalt der Zwischenablage zu starten.

Auch ortsbasierte Arbeitsabläufe lassen sich erstellen: Der Workflow „Home ETA“ ermittelt auf Wunsch den aktuellen Standort, schätzt die Anfahrtszeit bis zur Heimadresse (oder einem anderen definierten Ort) und kann im Anschluss eine entsprechende Textnachricht mit der geschätzten Zeit an eine festgelegte Nummer als SMS schicken.

Eine Besonderheit, die durch iOS 8 ermöglicht wird, stellt zudem die Möglichkeit dar, Workflows auch anderen Apps als Erweiterung für das Aktionen-Menü hinzuzufügen. So bietet die Galerie die eigene Kategorie „Great Action Extensions“. Hier findet sich etwa der Arbeitsablauf „Make PDF“, der es zum Beispiel erlaubt Webseiten in Safari als PDF zu sichern und automatisch etwa in iBooks zu öffnen.

Auch die bereits angebotenen Arbeitsabläufe lassen sich dabei nach dem Download beliebig verändern und erweitern. Wer hier nach Inspirationen sucht und sich für die Workflows anderer Anwender interessiert, dem empfehlen die Entwickler eine Twitter-Suche oder den Blick auf Reddit. In den FAQS zu Workflow werden darüber hinaus weitere Fragen beantwortet. Hier weisen die Entwickler auch auf die (oft durch iOS vorgegebenen) Einschränkungen hin. So lassen sich beispielsweise nur wenige Systemeinstellungen über Workflows automatisch ändern. Eine Möglichkeit zum Synchronisieren von Arbeitsabläufen über verschiedene Endgeräte wollen die Entwickler noch nachliefern.

Kreativität ist gefragt

Obwohl Workflow einfach zu bedienen ist, kann man mit der angebotenen Aktionenfülle zunächst überfordert sein – zumal die App einige wirklich fortgeschrittene Optionen zur Verfügung stellt. Hier gilt es erstmal nicht die Lust zu verlieren und logisch nachzudenken, welche Funktionen den täglichen individuellen Umgang mit dem iPhone erleichtern könnten.

Ein Beispiel aus der eigenen Erfahrung nach nur kurzer Beschäftigung mit Workflow: Zumindest als Redakteur macht man dem iPhone viele Screenshots, die nicht unbedingt ewig in der Camera Roll verbleiben müssen. Über die Aktionen „Get Latest Screenshots“ und „Delete Photos“ lässt sich nun ein Arbeitsablauf erstellen, über den sich eine festgelegte Anzahl von Screenshots aus der Fotos-App automatisch löschen lässt.

Ein weiteres Beispiel für einen Workflow, der die Fotos-App integriert: Möchte man sich nicht immer mit den iCloud-Sharing-Optionen für Fotos abgeben oder sich erst durch die Optionen der Fotos-App hangeln, um ausgewählte Bilder zu teilen, kann man einen Arbeitsablauf erstellen, der zum Beispiel die letzten fünf oder zehn aufgenommen Bilder automatisch als Zip-Datei an im Arbeitsablauf festgelegte E-Mail-Adressen verschickt.

Dabei kommen aber auch immer wieder die in iOS integrierten Sicherheitsmechanismen zum Tragen. So muss der Senden-Button für das Verschicken von E-Mails oder Textnachrichten in einem Arbeitsablauf noch explizit angetippt werden, auch vor dem Löschen von Bildern wird noch einmal nachgefragt.

Fazit

Die Möglichkeit von Workflow lassen sich kaum adäquat beschreiben oder schnell überblicken. Besonders faszinierend ist dabei die Tatsache, dass sich die angebotenen Optionen für Tüftler und Gelegenheitsnutzer gleichermaßen eignen. Zwar hakt es noch hier und da, aber wird werden in Zukunft sicher noch vielversprechende Updates von Workflow sehen.



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